Formación dentro o fuera de la jornada laboral ¿Qué prefieres?

Antes de entrar en materia, te lanzo otra pregunta: ¿Eres más de Cola Cao o de Nesquik? En mi caso, hace años dejé de tomar leche con Cola Cao; pero recuerdo muy bien que por aquel entonces el mundo se dividía entre los que escogían una u otra marca. ¿Todavía pasa?

El hecho de poder elegir te da la libertad para decantarte por aquellos productos o servicios que tienen que ver con tus gustos, objetivos y valores.

En el entorno de las organizaciones, uno de los retos que afrontas como responsable de formación, learning adviser, o como CLO (Chief Learning Officer), son las preferencias de las personas a la hora de acceder a los cursos. ¿Qué es mejor y para quién? ¿Cómo elegir los formatos, contenidos y metodologías? ¿Cómo personalizar la formación, para que tenga impacto y se transfiera al lugar de trabajo? ¿Qué es lo más saludable y sostenible para la organización?

En los últimos años se habla mucho de la importancia de la formación en las empresas. Y es que, si tiene un propósito alineado con el negocio y está centrada en las personas, fomenta la empleabilidad.

Qué prefieren los profesionales en LinkedIn

Hace unos días publiqué una breve encuesta en LinkedIn encabezada por el siguiente texto:

“La formación y el aprendizaje continuo son clave para la empleabilidad. Formarse con un propósito y comprometerse con el aprendizaje reducen la incertidumbre y te permiten un desarrollo continuo. Si la organización a la que perteneces te ofreciese formación, ¿cuándo te gustaría tener acceso a ella?”

  1. Durante la jornada laboral
  2. Fuera de la jornada laboral
  3. Una parte dentro y una fuera
  4. Cuando tú lo decides (24/7)

A continuación, te presento los resultados de la encuesta. Por un lado, verás una breve descripción de los datos obtenidos, y por otro, comentarios con mis opiniones personales, basadas en más de 16 años trabajando en el sector de la formación de idiomas para empresas. He intentando ponerme en el lugar de las personas encuestadas para entender el porqué de su elección.

1. Preferencia por la formación durante de la jornada laboral

Ha sido la segunda opción preferida con el 36% de los votos.

Mi hipótesis es que un gran número de personas están más familiarizadas con formaciones síncronas (presenciales y virtuales) que suelen hacerse durante la jornada laboral; y es posible que consideren que la formación forma parte del trabajo.

Posibles ventajas
En el caso de que la formación sea síncrona (presencial o virtual):

  1. Contar con profesorado que dinamiza la clase
  2. Formular cualquier duda o pregunta durante la clase
  3. Disfrutar de una formación personalizada.
  4. Tener clases programadas (mejora el compromiso y la asistencia, ya que en cada sesión profesorado y alumnado se ven)

Si la formación es asíncrona (por ejemplo, un curso online de inglés):

  1. Agendar libremente los horarios
  2. Organizar mejor la jornada

Posibles desventajas
En el caso de que la formación sea síncrona (presencial o virtual):

  1. Un pico de trabajo o posibles viajes pueden provocar no asistir a clase
  2. Una baja médica o un cambio de turno puede interrumpir la formación

Y en el caso de que la formación sea asíncrona (curso online), hay que tener un calendario preestablecido, y cumplirlo, para no acabar el curso sin haber entrado a la plataforma una sola vez.

2. Preferencia por la formación fuera de la jornada laboral

Esta opción sólo la ha votado el 1% de las personas. Visto en perspectiva, formulé bien la pregunta, teniendo en cuenta que la opción 4 hablaba de acceder a demanda (24/7) y por tanto ya la incluía.

Por este motivo no consideraré las posibles ventajas o desventajas como en el apartado anterior, pero aprovecho para comentarte que he escuchado opiniones de CLOs que abogan por la formación fuera del horario laboral, esgrimiendo que cualquier profesional debe invertir parte de su tiempo diario en formarse. Y que cada cual es responsable de su propia formación para seguir siendo empleable.

Y aunque es cierto que la responsabilidad y el compromiso individual son claves en el proceso de aprendizaje, cuando hablamos de formación en empresas, desde mi punto de vista, las organizaciones deben facilitar entornos para el aprendizaje. Por ejemplo, consultar un tutorial de YouTube, dedicar tiempo a la prospección (o a la lectura de ciertos contenidos) en LinkedIn y asistir a un webinar de una temática relacionada con el puesto de trabajo, podrían considerarse momentos de formación/aprendizaje dentro de la jornada. Porque hay personas, un gran porcentaje mujeres, que fuera del horario laboral tienen otras responsabilidades (cuidado del hogar, hijos u otros familiares, etc.), que limitan su tiempo para formarse.

3. Preferencia por la formación, una parte fuera y otra dentro de la jornada laboral

Ha sido la tercera opción preferida con el 19% de los votos

Posibles ventajas
En el caso de que la formación sea síncrona (presencial o virtual) tiene básicamente las mismas ventajas que cuando se imparte dentro del horario laboral. De hecho, muchas formaciones de idiomas (cuando son voluntarias), se hacen así. De esta manera se intenta que sea un win-win para fomentar el compromiso entre empresa y empleados/as. Las personas que participan en estos programas suelen valorar más las clases porque invierten parte de su tiempo personal.

Posibles desventajas
Las mismas que las que se dan cuando la formación es dentro del horario laboral.

 

4. Preferencia para acceder cuando tú lo decides (24/7)

Esta opción se ha llevado el 44% de los votos. Seguramente ha sido la más votada porque es la que ofrece más libertad. El hecho de pensar que no hay restricciones y que sea totalmente flexible, la hace muy atractiva.

Posibles ventajas
Si las personas que han votado tener acceso 24/7, imagino que estaban pensando en formaciones asíncronas (cursos online, quizá tutorizados, donde no hay una interacción a tiempo real), a las que se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. En este caso:

  1. Hay libertad para marcar un calendario y el ritmo de aprendizaje
  2. Se puede cambiar dicho calendario, si surge algún cambio o imprevisto
  3. Se pueden visualizar los contenidos las veces que se quiera (mientras haya acceso)

Posibles desventajas
Se podría resumir en una: hay que planificar muy bien los momentos de dedicación al curso. Todavía muchas cursos online, que si no están bien dinamizadas, acaban siendo un fracaso en cuanto a la finalización. La autoexigencia es fundamental. Con la formación síncrona, hay unas sesiones programadas que ayudan a comprometerse con la asistencia.  En cambio, cuando se tiene toda la libertad del mundo, se corre el riesgo de no bloquear esos espacios o de ir posponiendo la formación.

Como ves la muestra recoge que la opción que más prefieren las personas es tener acceso a la formación 24/7, muy seguida de la formación dentro del horario laboral. Las encuestas te sirven para descubrir tendencias, pero puedes interpretarlas de diferentes maneras. Y si quieres saber más sobre cómo tener éxito con el aprendizaje en las organizaciones puedes leer el artículo El valor de los ecosistemas de aprendizaje en las empresas.

Cómo decidir el horario de la formación en tu empresa

Como responsable de formación, te propongo el siguiente check list de las tareas previas que te servirán para decidir qué tipo de cursos convienen a tu organización:

  1. contar un mapa de competencias por roles
  2. conocer bien a cada persona de tu equipo
  3. saber de qué tiempo disponéis para la formación al año
  4. tener el presupuesto para invertir y consultar qué opciones tienen mayor bonificación, si esto es importante
  5. definir el propósito y los objetivos de cada curso
  6. medir el grado de compromiso de las personas

En definitiva, sé fiel a la cultura de tu empresa y escucha a las personas para decidir con ellas lo que deben aprender para impulsar el negocio.

Si en tu caso, lo que necesitas es un plan de formación de idiomas, ponte en contacto y te explicaré de qué soluciones disponéis para que sea un éxito, aunque hasta ahora no hayáis conseguido los resultados esperados. Por suerte, para formarse y aprender idiomas (a diferencia de los cacaos instantáneos), hay más opciones donde elegir.

La ‘nueva normalidad’ en la formación de idiomas en empresas

La experiencia y la actitud para aprender cosas nuevas y adaptarse ha permitido que algunas organizaciones hayan sobrevivido a la crisis del Covid-19. Sin apenas darte cuenta, te has visto en la necesidad de trabajar en casa, de comunicarte con tu equipo a distancia, has consumido más contenido online que nunca y te has preparado a marchas forzadas para la ‘nueva normalidad’.

Como ocurre en otros sectores, la proclamación del estado de alarma afectó gravemente al sector de la formación de idiomas. Las academias tradicionales tuvieron que cerrar sus puertas y el profesorado de las empresas que ofrecen formación in-company, no podía seguir asistiendo a las instalaciones de sus clientes.

Llegados a este punto, la reinvención profesional ha sido clave para el sector, ya que no todas las academias ni escuelas de idiomas han podido seguir con su actividad. Sólo lo han hecho aquellos proveedores que han sabido dar una respuesta rápida y fiable a sus clientes y han contado con un equipo flexible y capaz de adaptarse a la nueva realidad.

«No siempre sobrevive el más fuerte ni el más inteligente,
sino quien se adapta mejor al cambio». Charles Darwin

En este artículo comparto cómo hemos afrontado esta crisis desde Ziggurat Escuela Corporativa de Idiomas y qué soluciones hemos aportado a nuestros clientes. El objetivo es  compartir ideas y recursos para impulsar el plan de formación de idiomas 2020-21 en tu organización.


Perfil de la clientela
Desde 2003, Ziggurat es el partner de formación de idiomas de empresas públicas y privadas de diferentes sectores: inmobiliario, farmacéutico, tecnológico, energías renovables, automovilístico, servicios, transporte…

Empresas como TMB, Barcelona Activa, Duravit, Fincas Forcadell, Moventia, Lacer, Opko y Werfen, entre muchas otras, han mejorado sus competencias en idiomas a través de las diferentes soluciones que ofrecemos: clases presenciales, clases virtuales y cursos online. En cada caso trabajamos junto al equipo responsable de RRHH y formación, para que nos expliquen el perfil profesional de las personas que van a participar (sea una o más de cien), los resultados que quieren conseguir y el presupuesto del que disponen.

Logos clientela Ziggurat

Con toda esta información consensuamos si lo más idóneo es el e-learning o los cursos presenciales, y qué contenidos y duración debe tener la formación.


El reto

Si miras atrás, recordarás que el fin de semana del 7-8 de marzo Italia proclamó el estado de alarma y, aquí, empezamos a preocuparnos por la situación. Y a los pocos días, en las oficinas de Ziggurat, llegaron las primeras llamadas de la clientela solicitando cancelar las clases presenciales, por el cierre de sus sedes.

Finalmente, el 14 de marzo, se decretó el estado de alarma. En aquel momento, nadie sabía si el confinamiento sería para 15 días o más, se empezaba hablar de ERTEs y recortes. Nuestra clientela, como todas las organizaciones, buscaba soluciones para facilitar el teletrabajo a sus equipos. A todo ello, había que sumar el desconcierto de cómo continuar la formación de idiomas presencial que tenían implementada.


La solución
Justo antes de proclamarse el estado de alarma, a partir del 12 de marzo, toda la clientela de Ziggurat recibió un comunicado donde proponíamos cómo migrar de la formación presencial a la virtual, sin ningún coste adicional. Explicamos que lo haríamos a través de Zoom, una plataforma para videoconferencias profesionales, que funciona directamente desde el navegador y con la que llevamos impartiendo clases virtuales de inglés, francés, italiano (y hasta 6 idiomas más), desde 2014.

En general, los departamentos de RRHH y formación recibieron con entusiasmo la propuesta porque querían que los cursos de idiomas, que tanto valoran sus equipos, se siguieran impartiendo y que no hubiera retroceso en el aprendizaje. 

En menos de 10 días, el 70% del alumnado de Ziggurat ya estaba asistiendo a sus clases virtuales, con el mismo profesorado, y continuando con el plan de estudios pactado al inicio de la formación. El equipo de dirección y coordinación de Ziggurat ofreció formación intensiva sobre la plataforma Zoom al profesorado que tenía menos experiencia con esta herramienta.  También dio apoyo y seguimiento al alumnado a nivel técnico, y supervisó multitud de clases para tener el mayor feedback posible.

A día de hoy las clases perdidas se han recuperado y FUNDAE ha permitido que las clases virtuales se contemplasen como formación bonificada. ¿Diferencias con las clases presenciales? Simplemente el hecho de que cada persona está en una ubicación distinta. A nivel pedagógico ninguna.

Como ya avanzábamos en este artículo Clases virtuales de idiomas para equipos comerciales, no hay desventajas para aprender idiomas con clases virtuales. ¿Por qué? Porque con la formación virtual:

  • Tienes la libertad de hacer las clases desde donde quieras.
  • Disfrutas de la misma calidad pedagógica que en una clase presencial.
  • Cuentas con clases adaptadas a tus necesidades y objetivos.
  • Sales de tu zona de confort.
  • Adquieres nuevas habilidades digitales.
  • Mejoras tus habilidades comunicativas a nivel virtual.
  • Disfrutas de la flexibilidad para conectar con colegas de trabajo en otras ubicaciones.

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En concreto las clases virtuales de Ziggurat
:

  • Son dinámicas, participativas y 100% comunicativas con profesorado nativo, titulado y con más de tres años de experiencia docente (de hecho, la media de experiencia de nuestro profesorado es de 12,5 años). En las clases virtuales se incide en aquellas actividades que el alumnado no puede hacer solo (conversar y corregir la pronunciación).
  • Tienen una estructura clara y ofrecen actividades que propone el profesorado dependiendo de las necesidades y objetivos pactados con cada grupo: se repasan los contenidos tratados en la clase anterior para garantizar la asimilación y para que haya conexión entre las clases. Esta estructura y las actividades sirven para adquirir, mejorar y consolidar todas las competencias comunicativas (comprensión oral, conversación, comprensión lectora y expresión escrita).
  • Son saludables: en los últimos meses se ha hablado del cansancio que pueden provocar las clases virtuales. En este sentido tenemos en cuenta los ciclos naturales de atención, haciendo breves pausas y cambios de actividad, o incluso, proponiendo unos simples estiramientos para mejorar la atención.
  • Cuentan con tecnología al servicio de las personas: el profesorado puede dividir una clase grupal en mini grupos para dinamizar y hacer que todas las personas participen y practiquen el idioma; y pueden compartir, tanto alumnado como profesorado, todo tipo de archivos (videos, audios, word, Excel…)
  • Disponen de sistemas de trazabilidad: se puede saber cuándo entran y salen las personas de clase, su asistencia, etc. Esta información queda registrada y puede descargarse en un Excel, algo imprescindible si la formación es bonificada.


Resultados y datos relevantes
Para saber el nivel de satisfacción del alumnado respecto a la migración a clases virtuales, hemos realizado una encuesta. A continuación, te presentamos algunos datos relevantes:

  • El 55% del alumnado afirma que las clases virtuales son muy similares a las clases presenciales.
  • Al 52% de las personas les gusta poder conectarse desde cualquier lugar.
  • El 31% prefiere la formación presencial.
  • El 91% de las personas encuestadas afirma que el profesorado ha conseguido dinamizar la clase y transmitir bien los contenidos.
  • El 35% están contentas porque han podido seguir comunicándose con los compañeros/as durante la crisis.
  • Sólo el 7% ha encontrado más difícil seguir al profesor/a en comparación con la formación presencial.
  • Aunque, en general, el alumnado echa de menos el contacto personal, al 54% de las personas encuestadas le gustaría seguir con las clases virtuales mientras que el 46% prefiere retomar las presenciales.
  • El 74% de las personas afirma que la plataforma es fácil de usar.


Testimonios

Nuestra experiencia con Ziggurat en versión virtual ha sido, como siempre, muy buena, demostrando la misma profesionalidad que con la formación presencial. Han demostrado estar muy preparados y preparadas tanto en la parte de gestión administrativa como por el rigor y conocimiento por parte de los profesionales que imparten las clases. El personal docente ha estado a la altura (…) para hacer que el alumnado no perdiera el ritmo y sacara el máximo provecho de la formación.

EQUIPO RESPONSABLE DE FORMACIÓN DE BARCELONA ACTIVA

 

Las clases online han ido perfectas durante todo este tiempo. Gracias por la agilidad y flexibilidad de adaptación. No haber perdido ni una clase durante estos meses ha sido muy importante, no solo académicamente, también psicológica y emocionalmente.

JOSEFINA LLOVERA, ALUMNA DE MOVENTIA

Gracias a la ayuda y el apoyo de Ziggurat, la transición de clases presenciales a virtuales no me ha costado tanto como temía. Además, la plataforma Zoom (…) resulta ser muy intuitiva, segura y facilita mucho el trabajo del profe a la hora de realizar una clase online.  Los comentarios de los alumnos también han dejado claro que la experiencia ha sido – y sigue siendo – muy amena, y que realmente se pierde muy poco comparado con una clase presencial. Si tuviera que destacar alguna cosa (…), sería lo fácil que es compartir grabaciones del inglés ‘auténtico'(…) Eso, y que me permite tener mi taza de té inglés al lado; un recurso complementario y altamente recomendable 😉

ANDY, PROFESOR DE ZIGGURAT